Sistem Retur Penjualan

 1. Fungsi Yang Terkait

             Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi Penjualan
    Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah      dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi Penerimaan
    Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo         kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
    Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah         barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
    Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal       retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur                   penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

     2. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

            Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi retur penjualan adalah:
1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat berwenang

  3. Dokumen Yang Digunakan

            Dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalalah:

1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.

  4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

            Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan

    Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam           juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan.

2. Kartu Piutang

    Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan       untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.

3. Kartu Persediaan

    Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan                 digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi               tersebut.

4. Kartu Gudang

    Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi     tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

 5. Jaringan Prosedur Dalam Sistem Retur Penjualan

            Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. prosedur pembuatan memo kredit

   Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk              menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang       kepada pembeli

2. prosedur penerimaan barang

    Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri     memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.

3. prosedur pencatatan retur penjualan

    Dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi       retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku       pembantu piutang.

 6. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1.      Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2.      Fungsi akuntansi harus terpisah dari penjualan.

3.      Transasksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1.      Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kredit.

2.      Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang.

  Praktik Yang Sehat

1.      Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

2.      Secara periodik, fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

3.      Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
            Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai berikut:
1. Prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing procedure)
            Dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan dan tembusannya dilakukan secara terpisah dari pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:
            - Fungsi Penjualan:
            a. surat order pengiriman
            b. tembusan krdit
            c. surat pengakuan
            d. surat muat
            e. slip pembungkus
            f. arsip pengendalian pengiriman
            g. arsip index silang

            - Fungsi Penagihan:
            a. faktur penjualan
            b. tembusan piutang
            c. tembusan jurnal
            d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
            e. tembusan bagi wiraniaga

Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah

a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak  menginginkan informasi tersebut tercantum dalam faktur penjualan.

b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian  dari order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena   tidak tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan  membuat faktur untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.

2. Prosedur Order Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)
            Prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini, setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualan dibuatkan satu surat order pengiriman.
            Kondisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a.Jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan  menggunakan surat order      pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen tersebut.
b.Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbeda-beda, sesuai      dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c.Jika perusahaan menghadapi masalah back-order
d.Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure)

            Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya.
            Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua  informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi  penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute   pengiriman, berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.
b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order, prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)

       Prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan kuantitas, dan harga total barang.

            Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:

a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi  mengenai nama pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order penjualan.

b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi  pesanan dari pelanggan.